貫徹雙重確認(rèn)的原則
作者：張忠良
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我們?cè)谌粘＝?jīng)營(yíng)中，都難免會(huì)有差錯(cuò)。同時(shí)，在組織中，會(huì)有明知不對(duì)，卻因鬼迷心竅而干起舞弊的勾當(dāng)。
為了防止出現(xiàn)差錯(cuò)和不當(dāng)行為，有必要建立由多部門(mén)、多人復(fù)核的雙重確認(rèn)的體制。
比如，購(gòu)入物品時(shí)，要有收貨部門(mén)和驗(yàn)貨部門(mén)這兩個(gè)部門(mén)的確認(rèn)。出貨時(shí)，也需要倉(cāng)庫(kù)和使用部門(mén)對(duì)于出貨憑證的雙方確認(rèn)。蓋公章人和保管人的多重確認(rèn)。支付貨款時(shí)，需要支付憑證的復(fù)核和辦理付款人的共同確認(rèn)。今天很多付款采用網(wǎng)銀支付，也需要有確認(rèn)金額復(fù)核的人和負(fù)責(zé)支付操作者兩個(gè)環(huán)節(jié)確認(rèn)完成。如編制產(chǎn)品的BOM清單，需要直接負(fù)責(zé)BOM的主管和相關(guān)人員或領(lǐng)導(dǎo)逐一確認(rèn)，以避免差錯(cuò)。這些都是經(jīng)營(yíng)中，有代表性的例子。
外部有很多報(bào)道，某公司的財(cái)務(wù)總監(jiān)連續(xù)10年拿用公款，等到東窗事發(fā)時(shí)，其涉及的金額已非常巨大。包括銀行的風(fēng)險(xiǎn)類投資等，由于之前一直成功，并忽視了審核確認(rèn)，風(fēng)險(xiǎn)的放大，最終決定了銀行的生死存活。
由于沒(méi)有建立和貫徹雙重確認(rèn)的原則，讓經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)，或讓組織的人犯罪入獄，這樣的案例實(shí)在是太多了。
不管一個(gè)人多么認(rèn)真負(fù)責(zé)，只要負(fù)責(zé)管理保險(xiǎn)柜或現(xiàn)金，就有一時(shí)糊涂之虞。比如，一開(kāi)始由于手頭拮據(jù)，反正沒(méi)人監(jiān)督，于是暫且“借用”，打算下個(gè)月發(fā)工資后補(bǔ)上?？山Y(jié)果遲遲還不上，挪用的金額越來(lái)越大，如滾雪球一般，最終走入歧途。
很多中小企業(yè)不在制度上完善，采用現(xiàn)金和資金管理由自己的太太或親戚負(fù)責(zé)，看上去消除了風(fēng)險(xiǎn)，但由于自己人管理，沒(méi)有通過(guò)制度的規(guī)范運(yùn)作，或沒(méi)有更好的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)，不但問(wèn)題會(huì)更多，在周圍人看來(lái)，這純粹是家族企業(yè)，很難做大事業(yè)，對(duì)于公司會(huì)失去信心。
人心都有善惡兩面。我們應(yīng)該通過(guò)制度的設(shè)計(jì)，踐行“以心為本”的經(jīng)營(yíng)思想，伴隨著大愛(ài)和善的信念，構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫?，并一貫性和系統(tǒng)性的堅(jiān)守非常重要。也就是設(shè)計(jì)“雙重確認(rèn)的原則”來(lái)發(fā)現(xiàn)和防止錯(cuò)誤的技術(shù)性手段，以此來(lái)愛(ài)護(hù)和珍惜員工，并保護(hù)公司的財(cái)產(chǎn)。
人性的貪婪，往往源于制度的疏漏。倘若制度完善，即便心生貪念，也無(wú)法犯罪。通過(guò)這種保護(hù)員工的制度設(shè)計(jì)得越是嚴(yán)密，就越是真正充分體現(xiàn)對(duì)于員工的關(guān)愛(ài)。
當(dāng)今社會(huì)上經(jīng)常出現(xiàn)“蘿卜章”造假，如何管理好印章，如何使用管理保險(xiǎn)箱，包括保管匯票和支票、合同等都需要有一整套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫?。貫徹雙重確認(rèn)的原則，目的就是確保“零差錯(cuò)”，讓員工沒(méi)有犯罪的機(jī)會(huì)，這是真正保護(hù)員工。
在具體經(jīng)營(yíng)中，購(gòu)買(mǎi)材料的定價(jià)、在投資項(xiàng)目的定價(jià)、在銷售產(chǎn)品的定價(jià)、重大物資庫(kù)存異常處理的定價(jià)，包括員工加班工資計(jì)算，工會(huì)費(fèi)用管理，愛(ài)心基金管理等等，都需要有完善的雙重確認(rèn)或多重確認(rèn)的管理機(jī)制。
尤其集團(tuán)的投資，每個(gè)公司都處于不同的發(fā)展階段，更需要重視和完善雙重確認(rèn)的制度。不能由于公司規(guī)模比較小，我們就忽視雙重確認(rèn)的制度，這對(duì)于今后的發(fā)展和做大會(huì)帶來(lái)隱患。意識(shí)的改變，習(xí)慣的養(yǎng)成，需要一開(kāi)始就建立起來(lái)，這才是確保經(jīng)營(yíng)健康的必要手段。
公司倡導(dǎo)“雙重確認(rèn)”，并非基于“人性本惡”的思想。相反，我相信人人都有善良的佛性。為了避免員工由于一時(shí)的邪念而犯下罪孽，公司就需要完善管理制度。
